Was macht der Vertriebsinnendienst?
Im Vertriebsinnendienst laufen Kundenanfragen zusammen, per Mail, Telefon oder über ein Portal. Daraus entstehen Angebote: Preise werden kalkuliert oder aus Preislisten gezogen, Liefertermine mit dem Lager oder der Produktion abgestimmt, Rabatte innerhalb vorgegebener Grenzen gewährt. Wird der Auftrag erteilt, wird er im ERP-System angelegt, die Auftragsbestätigung verschickt, die Lieferung terminiert und am Ende die Rechnung ausgelöst.
Dazu kommt Nacharbeit: Angebote nachtelefonieren, Reklamationen aufnehmen, Ersatzlieferungen veranlassen, Stammdaten pflegen, Zahlungsstände prüfen. Wer im technischen Vertrieb arbeitet, klärt Artikelnummern, Werkstoffe oder Anschlussmaße und liest Zeichnungen. Der Innendienst arbeitet meist einem oder mehreren Außendienstmitarbeitern zu, bereitet Besuche vor, hält Kontakt zu kleineren Kunden selbst und übernimmt in vielen Betrieben auch Nachbestellungen und Bestandskundenpflege eigenständig.
Wie wird man Vertriebsinnendienst?
Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Kaufmann im Groß- und Außenhandelsmanagement oder Speditionskaufmann. In technischen Branchen sind auch Menschen mit gewerblicher Ausbildung und Produktkenntnis gefragt, die vom Werk oder aus dem Service in den Innendienst wechseln. Ein betriebswirtschaftliches Studium ist möglich, aber nicht der Standard.
Quereinstieg ist in diesem Beruf realistisch. Wer Erfahrung im Kundenkontakt hat, aus dem Einzelhandel, dem Callcenter oder der Hotellerie, findet Einstiege, besonders bei mittelständischen Betrieben, die Personal suchen. Entscheidend sind sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Sorgfalt bei Zahlen und Routine im Umgang mit ERP- und CRM-Systemen wie SAP, Navision oder Salesforce. Englisch wird bei Exportbetrieben verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist eine Bürotätigkeit mit vielen parallelen Vorgängen. Das Telefon klingelt, während eine Kalkulation halb fertig ist, und dazwischen kommt eine dringende Reklamation. Wer eine Sache ungestört zu Ende bringen will, wird sich daran reiben. Fehler in Preisen, Mengen oder Lieferterminen fallen sofort auf und kosten Geld, entsprechend hoch ist der Anspruch an Genauigkeit.
Der Ton am Telefon ist nicht immer freundlich, gerade wenn Lieferzeiten nicht zu halten sind. Der Innendienst muss dann erklären, was er selbst nicht verursacht hat. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, orientiert an Bürozeiten, in manchen Betrieben mit Rufbereitschaft in Schichtmodellen für internationale Kunden. Zum Monats- oder Quartalsende wird es dicht, weil Umsätze noch gebucht werden sollen. Homeoffice ist teilweise möglich, aber selten vollständig, weil Abstimmung mit Lager und Produktion vor Ort leichter läuft.
Aussichten
Der Bedarf ist stabil und breit gestreut: Industrie, Handel, Handwerksgroßhandel, Dienstleister, alle brauchen Auftragsabwicklung. Routinetätigkeiten wie Angebotserstellung und Bestellerfassung werden zunehmend automatisiert, das verschiebt die Arbeit in Richtung Beratung, Klärfälle und Betreuung. Wer Produktwissen aufbaut, wird schwer ersetzbar.
Entwicklungswege führen in die Teamleitung des Innendienstes, in den Außendienst mit eigenem Gebiet, in Key-Account-Betreuung, ins Produktmanagement oder in den Einkauf. Weiterbildungen zum Fachwirt für Vertrieb oder zum Betriebswirt öffnen Positionen mit Budget- und Personalverantwortung. Der Wechsel in den Außendienst bringt in der Regel deutlich mehr Geld, aber auch Reisetätigkeit und Umsatzdruck.