Von allen Papieren einer Bewerbung ist das Arbeitszeugnis das einzige, das jemand anderes über Sie geschrieben hat. Und es ist das einzige, das seinen Wert behält, wenn Sie die Stadt wechseln: Der gute Ruf, den Sie sich in einem Betrieb erarbeitet haben, endet an der Stadtgrenze, das Dokument nicht.
Genau daraus folgt die Anforderung, die in Ratgebern meist fehlt. Ein Zeugnis, das in der eigenen Region genügt, weil man den Arbeitgeber kennt, genügt vierhundert Kilometer weiter nicht mehr. Dazu weiter unten mehr – zuerst das Fundament.
Worauf ein Anspruch besteht
Am Ende eines Arbeitsverhältnisses steht ein Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis; geregelt ist er in § 109 der Gewerbeordnung. Für Dienstverhältnisse außerhalb des Gewerbes greift § 630 BGB, für Auszubildende das Berufsbildungsgesetz in seinem § 16.
Zwei Stufen sieht das Gesetz vor. Die einfache Fassung beschränkt sich darauf, womit Sie beschäftigt waren und wie lange. Die qualifizierte Fassung bewertet darüber hinaus, wie Sie gearbeitet und wie Sie sich verhalten haben – sie muss ausdrücklich gefordert werden. Fordern Sie sie. Ein einfaches Zeugnis wird von Personalverantwortlichen als Hinweis darauf gelesen, dass eine Bewertung nicht schmeichelhaft ausgefallen wäre.
Zur Form: Das Zeugnis gehört auf Firmenpapier und wird unterschrieben. Seit einer Änderung, die zum Jahresbeginn 2025 in Kraft getreten ist, lässt § 109 Abs. 3 GewO die elektronische Form zu – aber nur mit Einwilligung der beschäftigten Person. Elektronische Form bedeutet dabei die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB; ein eingescanntes oder als PDF verschicktes Blatt ist damit nicht gemeint und ersetzt das Original nicht. Ohne Ihre Einwilligung bleibt es beim unterschriebenen Papier, und dabei sollten Sie es in aller Regel belassen.
Warum in einer anderen Region mehr drinstehen muss
Ein Zeugnis richtet sich an eine Leserin, die den Betrieb nicht kennt. Solange Sie sich in derselben Stadt bewerben, fällt das nicht auf: In Münster weiß man, welche Häuser dort ausbilden und wie groß sie sind. In Karlsruhe weiß es niemand.
Achten Sie deshalb auf drei Angaben, die häufig fehlen und die Sie beim Entwurf ergänzen lassen können:
- Der Betrieb in einem Satz. Branche, Produkt oder Leistung, ungefähre Beschäftigtenzahl, Standort. Ein Satz im Einleitungsteil trägt das gesamte Dokument.
- Die Größenordnung Ihrer Aufgaben. Zahl der betreuten Kundinnen und Kunden, Teamgröße, Schichtmodell, Budget, Zahl der Standorte. Wer das nicht liest, kann Ihre Verantwortung nicht einschätzen und schätzt sie niedrig.
- Fachbegriffe, die außerhalb des Hauses gelten. Interne Abteilungsnamen und hauseigene Systembezeichnungen sagen einer fremden Leserin nichts. Lassen Sie die übliche Bezeichnung dazusetzen.
Das ist kein Kosmetikwunsch. Es ist die Vollständigkeit der Tätigkeitsbeschreibung, und darauf besteht ein Anspruch.
Der Widerspruch, aus dem die Zeugnissprache folgt
Zwei Anforderungen liegen übereinander, und sie ziehen in verschiedene Richtungen. Die eine verlangt Wahrheit: Es darf nichts drinstehen, was nicht stimmt. Die andere verlangt Wohlwollen: Das Dokument soll das weitere Fortkommen nicht unnötig erschweren. Wo beides gleichzeitig gilt, entsteht eine Sprache, die nichts Schlechtes ausspricht und Gutes in Stufen ausspricht – und die Stufe ist die Bewertung.
Dazu passt § 109 Abs. 2 GewO: Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus Form und Wortlaut ersichtliche Aussage treffen sollen. Geheimzeichen sind verboten. Die abgestufte Wortwahl ist es nicht – sie ist allgemein bekannt und deshalb gerade nicht geheim.
Die Zufriedenheitsformel, von unten gelesen
Der entscheidende Satz steht am Ende der Leistungsbeurteilung. Zwei Schalter bestimmen ihn: die Steigerung (voll, vollst) und die Beständigkeit (stets, jederzeit). Fehlt einer, sinkt die Note; fehlen beide, ist es eine Beanstandung in Höflichkeitsform.
| Schulnote | Satz im Zeugnis |
|---|---|
| ungenügend | hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen |
| mangelhaft | zu unserer Zufriedenheit |
| ausreichend | stets zu unserer Zufriedenheit |
| befriedigend | zu unserer vollen Zufriedenheit |
| gut | stets zu unserer vollen Zufriedenheit |
| sehr gut | stets zu unserer vollsten Zufriedenheit |
Diese Zuordnung ist Praxis, nicht Gesetz: Eine amtliche Notenskala für Zeugnisse gibt es nicht, und vor Gericht wird der Text als Ganzes gewürdigt und nicht nach einem Schlüssel entziffert. Als Maßstab für das eigene Dokument taugt sie trotzdem am besten – weil die Gegenseite genau so liest.
Vier Stellen, an denen mehr steht als dasteht
Einschränkende Wendungen. Wo von Bemühen, von Versuchen oder von den vorhandenen Möglichkeiten die Rede ist, steht eine Abwertung in Höflichkeitsform.
Gelobte Selbstverständlichkeiten. Wird bei einer kaufmännischen Kraft die Pünktlichkeit hervorgehoben oder bei einer Führungskraft die Ehrlichkeit, fehlt das Lob an der Stelle, an der es hingehört.
Auslassungen. Fehlt eine zentrale Aufgabe des Berufs in der Tätigkeitsbeschreibung oder eine Personengruppe in der Verhaltensbeurteilung – Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Kundschaft –, ist das eine Aussage. Bei einer Vertriebsstelle ohne Satz zum Kundenverhalten merkt es jeder.
Das Ende. Ein Hinweis darauf, dass das Arbeitsverhältnis auf Ihren eigenen Wunsch endet, ist neutral und nützlich; ohne eine solche Angabe bleibt offen, von welcher Seite die Kündigung kam. Die Schlussformel aus Dank, Bedauern und guten Wünschen ist verbreitet, aber nach gefestigter Rechtsprechung nicht einklagbar – als Signal wird ihr Fehlen dennoch gelesen. Und das Datum gehört auf den Tag der Beendigung; liegt es deutlich später, vermutet jeder Leser einen Streit.
Das Zwischenzeugnis – ein Umzug ist ein Anlass
Ein Zwischenzeugnis ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, wird bei berechtigtem Anlass aber regelmäßig erteilt: Wechsel der Führungskraft, Umstrukturierung, Elternzeit, eigene Bewerbung.
Ein bevorstehender Ortswechsel gehört in diese Reihe, und zwar aus einem praktischen Grund: Wer sich aus Rostock heraus in Frankfurt am Main bewirbt, braucht das Dokument, bevor das Arbeitsverhältnis endet – sonst bewirbt er sich ohne. Bitten Sie also früh darum, solange die Vorgesetzten, die Sie wirklich erlebt haben, noch im Haus sind.
Berichtigung und Fristen
Stimmt etwas nicht oder fehlt etwas, haben Sie einen Anspruch auf Berichtigung. Wer was beweisen muss, hängt von der Richtung ab: Bleibt die Bewertung unter dem Durchschnitt, hat der Arbeitgeber die Gründe darzulegen; wollen Sie darüber hinaus, müssen Sie die Tatsachen liefern.
Warten Sie damit nicht. Neben der Verjährung stehen in vielen Arbeits- und Tarifverträgen Ausschlussfristen, die teils nur wenige Monate lang sind; wer das Dokument erst ein Jahr später aufmerksam liest, hat den Anspruch praktisch nicht mehr. Der Text hier ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung – bei einem umstrittenen Zeugnis führen der Weg zur Fachanwaltschaft für Arbeitsrecht oder zur Beratung der eigenen Gewerkschaft weiter.
Praktisch
Bitten Sie um das Dokument, sobald die Beendigung feststeht, und nicht am letzten Arbeitstag. Bekommen Sie das Angebot, selbst einen Entwurf zu liefern, greifen Sie zu: Ein Text, der sämtliche Aufgaben aufführt und sie richtig gewichtet, geht meist mit kleinen Korrekturen durch.
Prüfen Sie das fertige Zeugnis dann in Ruhe gegen die vier Stellen oben und legen Sie es dorthin, wo Sie es in fünf Jahren wiederfinden. Wie viel Zeit bis dahin bleibt, ergibt sich aus der Frist – nachzulesen unter Kündigungsfristen und der zweite Kalender daneben. Und übernehmen Sie die Wendungen des Zeugnisses nicht in den Lebenslauf; dort wirken sie fremd.
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